Onlineboekhoudeninfo.nl

Alles over online boekhouding

Dit is waar je op moet letten als je een vergaderruimte huurt!

Het is niet gemakkelijk om een geschikte ruimte te vinden voor workshops of trainingen die buiten de deur moeten plaatsvinden. In dit soort gevallen zoek je je vaak helemaal suf, maar het lukt je maar niet om de perfecte locatie te vinden. Er zijn ook zoveel dingen waar je rekening mee dient te houden… Waar moet je nou echt op letten tijdens het afhuren van een vergaderlocatie? In dit artikel zetten we wat punten op een rijtje.

Waar heb je de ruimte voor nodig?

Tegenwoordig kun je bijna overal wel een zaal afhuren. Maar niet elke zaal is geschikt voor dezelfde functies. Stel jezelf daarom eerst altijd de vraag ‘waar heb ik de ruimte voor nodig?’, sommige workshops zijn heel erg actief, dus zul je veel ruimte nodig hebben. Misschien heb je zelfs wel de optie nodig om naar buiten te kunnen gaan. Voor vergaderingen of SCRUM sessies heb je niet veel ruimte nodig, maar wel een grote tafel, een beamer en goede stoelen. Daarnaast moet je ook rekening houden met de faciliteiten.

Moet er bijvoorbeeld lunch geserveerd worden? Of houden jullie het bij koffie en thee? Vindt de vergadering rond lunchtijd plaats, zorg dan dat er bijvoorbeeld catering aanwezig is. Moet de vergadering ondersteunt worden door bijvoorbeeld een powerpointpresentatie? Zorg dan dat er een digitaal boord beschikbaar is.

Hoeveel mensen komen er?

De tweede vraag die jezelf moet stellen is: hoeveel mensen moeten er komen? Op basis hiervan vallen al veel opties af. Sommige ruimte zijn bijvoorbeeld wel 100 vierkante meter, dat heeft natuurlijk geen zin als je maar 10 man verwacht, en dat kost alleen maar extra veel geld. Daarentegen is een te kleine ruimte, met te veel mensen ook niet effectief. Maak van te voren dus een duidelijke begroting van hoeveel mensen er moeten komen. Gaat het bijvoorbeeld op een vrijwillige training? Laat mensen zich dan aanmelden via de email.

Waar moet de vergadering plaatsvinden?

De laatste vraag die je jezelf moet stellen ‘waar kan deze vergadering het beste plaatsvinden?’, moet het in de buurt zijn van kantoor? Of zijn jullie juist op zoek naar een unieke locatie? Bijvoorbeeld aan het water of in de natuur. En waar moeten de mensen vandaan komen?’ Komt bijvoorbeeld iedereen uit Amsterdam? Dan is het natuurlijk wel zo vanzelfsprekend dat je een locatie in Amsterdam uitzoekt. Moet iedereen uit verschillende delen van het land komen? Dan is een vergaderlocatie in Utrecht misschien handiger. Utrecht is een centraal punt in Nederland, en voor de meeste dus ook goed te bereiken.