Onlineboekhoudeninfo.nl

Alles over online boekhouding

Digitale opslag de toekomst

Administratie in ordners opbergen

Vroeger toen er nog geen computers bestonden werd alles opgeslagen op papier en in dikke ordners in de kast gezet. Gewoon thuis bewaren we allerhande informatie, soms als herinnering, vaak om fiscaal administratieve redenen. Ordners zijn nog steeds immens populair als opslagmedium voor onze papieren administratie. In de ordner zitten tabbladen en op de ordner zelf, aan de buitenkant, kunnen we ook nog een label toevoegen, zodat we precies weten wat er in de ordner zit. En als we al die ordners in een fraaie archiefkast opbergen, is het overzicht optimaal. Op een gegeven moment hebben we onze administratie zoveel jaren bewaard, dat we de ordner kunnen weggooien of naar zolder brengen.

Online digitale opslag

Maar sinds de komst van internet waar alles digitaal gebeurt, is er een verschuiving waarneembaar van papieren opslag naar digitale opslag. De opslagruimte op een harde schijf of USB-stick neemt steeds meer toe en de opgeslagen gegevens nemen bijna geen fysieke ruimte in beslag. Zo is een opslagruimte van 128 Gigabyte op een USB-stick eerder regel dan uitzondering aan het worden.

Ook sterk in opkomst zijn de zogenaamde Cloud diensten waarbij je online ruimte krijgt om informatie op te slaan. Voorbeelden hiervan zijn dropbox en Google Drive. Je moet daarvoor eenmalig de software op je pc installeren om vervolgens altijd toegang te hebben tot je informatie. Handig als je zowel op je pc thuis als op je laptop of notebook onderweg werkt, je hebt altijd toegang tot je werkbestanden en hoeft niet met USB-sticks te slepen. Een ander voordeel van dergelijke Cloud diensten is, dat informatie niet of nauwelijks verloren kan gaan doordat op desbetreffende server waar de Cloud dienst op draait, meerdere back ups staan. Ikzelf ben met echt privacygevoelige informatie nog wat terughoudend, die bewaar ik liever thuis op mijn eigen pc, maar wellicht is dat een kwestie van wennen en vertrouw ik binnenkort de Cloud diensten zodanig, dat ik al mijn gegevens daar ga bewaren.

Toch moet je altijd ervoor zorgen dat je alle papierwerk nog bewaard. Je moet namelijk kunnen bewijzen aan de belasting wat er precies binnen gekomen is en wat er uitgeven is. Daarom is het verstandig om alles te bewaren in bepaalde kantoormeubelen zoals archiefkasten, orderkasten enz.